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Ausschreibung: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket - DE-Saarbrücken
Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
Darstellungs- und Archivierungssystem
Dienstleistungen in Verbindung mit Software
Dokument Nr...: 113648-2017 (ID: 2017032809040627947)
Veröffentlicht: 28.03.2017
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DE-Saarbrücken: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
2017/S 61/2017 113648
Auftragsbekanntmachung
Lieferauftrag
Richtlinie 2014/24/EU
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
I.1)Name und Adressen
IKK Südwest
Berliner Promenade 1
Saarbrücken
66111
Deutschland
Kontaktstelle(n): Vergabestelle der IKK Südwest
Telefon: +49 68193696-4423
E-Mail: [1]vergabestelle@ikk-sw.de
Fax: +49 68193696-4413
NUTS-Code: DEC0
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: [2]http://www.ikk-suedwest.de
I.2)Gemeinsame Beschaffung
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
[3]http://www.deutsche-evergabe.de
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten
Kontaktstellen
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
I.5)Haupttätigkeit(en)
Gesundheit
Abschnitt II: Gegenstand
II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
Abschluss eines Rahmenvertrages für die Beschaffung einer
Softwarelösung für eine elektronische Akte mit Postkorb- und
Archivkomponente.
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
48311000
II.1.3)Art des Auftrags
Lieferauftrag
II.1.4)Kurze Beschreibung:
Im Zuge des Projektes dIKKital 2020 (Einführung eines ECM-Systems)
soll für die IKK SW eine elektronische Aktenlösung (inkl. Migration,
Workflowsteuerung, Archivkomponente und Postkorbfunktionalität) zur
zentralen Bearbeitung und Verwaltung von digitalen Dokumenten beschafft
und implementiert werden. Die Aktenlösung soll die zentral
digitalisierte Eingangspost (inkl. elektr. Eingangskanäle wie Fax und
E-Mails) und die für die Verarbeitung notwendigen Daten/Informationen
der Sachbearbeitung über einen elektr. Postkorb zur Verfügung stellen.
Dabei ist die enge Integration in das genutzte Kernsystem iskv_21c
(perspektivisch erweitert um 21c|ng) von zentraler Bedeutung. Dies gilt
sowohl in Bezug auf eine Vereinheitlichung der Sachbearbeiter-Findung
und -Benachrichtigung (Postverteil-Regelwerke, Postkörbe,
Aufgabenlisten, E-Mail-Posteingänge) als auch für eine möglichst
nahtlose Integration von Akten- und Kernsystem auf Anwendungsebene.
II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
48329000
72260000
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DEC0
Hauptort der Ausführung:
Saarbrücken und ggf. Rechenzentrum der IKK Südwest (München).
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
Die elektronische Aktenlösung hat folgende Funktionen zu beinhalten:
Postkorbfunktion;
Flexible Aktenstrukturen zur Strukturierung von Dokumentklassen;
Pro Dokumentklasse ca. 5-7 identische Attributfelder und ca. 3-5
individuelle Attributfelder;
Integrierte Komponente zur Dokumentanzeige (unterschiedliche
Formate);
Tiefe Integration in BITMARCK_21c|ng;
Importmöglichkeiten für E-Mails und elektronische Dateien;
Revisionssichere Langzeitarchivierung;
Funktionen zur Unterstützung des späten Scannens;
Administrierbare Löschfunktionen und Löschprozesse.
Folgender Nutzen soll durch den Einsatz der elektronischen Akte
erreicht werden:
Leichteres Ablegen und Finden von Dokumenten in vorgangsbezogenem
Kontext;
Verbesserte Zusammenarbeit der einzelnen Vorgangsbeteiligten;
Reduktion der Mehrfachablage;
Transparenz in den Dokumentständen;
Einheitlicher Umgang mit der Ablage von E-Mails;
Mehr Komfort in der Erledigung der alltäglichen Arbeit (z. B.
Konsistenz der Dokumente, elektronische Weiterleitung und Workflows);
Gesetzeskonforme Ablage und Aufbewahrung der elektronischen
Dokumente;
Dezentraler Zugriff auf Dokumente;
Steigerung der Auskunftsfähigkeit und damit Verbesserung der
Kundenberatung.
Die Lösung muss im Rechenzentrum der IKK Südwest unter CITRIX lauffähig
sein. Weitere Details zu den vorgenannten fachlichen Anforderungen
sowie zur IT-Infrastruktur können der Leistungsbeschreibung entnommen
werden.
II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind
nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 66
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:
Die IKK Südwest hat das einseitige Optionsrecht, den Vertrag zwei Mal
um jeweils 36 Monate und nochmal um weitere 24 Monate zu verlängern
(vgl. hierzu weitere Ausführungen unter VI.3.5).
II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur
Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
Geplante Anzahl der Bewerber: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:
Auf Basis der Unterlagen des Teilnahmewettbewerbs wird seitens der
Vergabestelle eine Reduzierung auf 3 Teilnehmer herbeigeführt. Neben
den (A)usschlusskriterien werden dazu die (B)ewertungskriterien im
Eignungskriterienkatalog sowie die dort definierten Bewertungsraster
für die Bestimmung der 3 am besten geeigneten Bewerber herangezogen.
Diese 3 Bewerber werden auf Basis der Leistungsbeschreibung, des
Kriterienkatalogs Software sowie des Preisblatts zur Abgabe eines
Angebots aufgefordert.
Die Bieter, die alle (A)usschlusskriterien erfüllen, werden zu einem
Verhandlungsgespräch geladen, in dem neben der Präsentation des
Angebots sowie der angebotenen Software anhand ausgewählter Szenarien
die beiderseitige Möglichkeit zur Klärung von Fragen besteht. Speziell
sollen hier von den Bietern die zur Kalkulation der Ablösung der
Altarchive notwendigen Informationen abgefragt werden.
Am Ende der Verhandlung werden die Bieter zur Abgabe eines
überarbeiteten Angebots (best-and-final-offer) aufgefordert.
Die Zuschlagserteilung erfolgt abschließend an den Bieter mit dem
besten Wert aus Kriterienkatalog, Angebotspräsentation und Preis.
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.12)Angaben zu elektronischen Katalogen
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
Angaben
III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
1. Fremdnachweis der Eintragung in ein Berufs- bzw. Handelsregister
oder einem vergleichbaren Register (bei Ablauf der Teilnahmefrist nicht
älter als 12 Monate).
2. Nachweis über die Bereitschaft der Unterzeichnung des entsprechenden
EVB-IT-Vertrags. Die Auftraggeberin beabsichtigt, einen EVB-IT-Vertrag
abzuschließen.
Nachweis muss vom jedem Bewerber, jedem Mitglied der
Bewerbergemeinschaft und von jedem Unterauftragnehmer mit dem
Teilnahmeantrag vorgelegt werden.
III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
1. Bankerklärung (bei Ablauf der Teilnahmefrist nicht älter als 12
Monate) Die jeweilige Hausbank soll dem Unternehmen bescheinigen,
dass geordnete wirtschaftliche Verhältnisse vorliegen, die schon
geraume Zeit bestehen. Beispielsweise können Angaben über das
regelmäßige Bedienen von Krediten oder sonstigen Verpflichtungen
gemacht werden.
2. Fremdnachweis einer Industriehaftpflichtversicherung oder eine
vergleichbare Versicherung aus einem Mitgliedsstaat der EU bzw. eine
schriftliche Erklärung des Versicherers zum Abschluss einer
Industriehaftpflichtversicherung bzw. zur Erhöhung der
Industriehaftpflichtversicherung im Auftragsfall mit jeweils folgenden
Deckungssummen: Sachschäden mindestens 2.000.000 EUR je
Schadensereignis, Personenschäden mindestens 2 000 000 EUR je
Schadensereignis, daraus resultierende Vermögensschäden mindestens 2
000 000 EUR je Schadensereignis (Vordruck in Teilnahmeunterlagen).
3. Eigenerklärung gemäß § 123 GWB (Vordruck in Teilnahmeunterlagen).
4. Eigenerklärung gemäß § 124 GWB (Vordruck in Teilnahmeunterlagen).
5. Eigenerklärung gemäß § 3 Abs. 4 STTG (Vordruck in
Teilnahmeunterlagen).
Nachweis muss vom jedem Bewerber, jedem Mitglied der
Bewerbergemeinschaft und von jedem Unterauftragnehmer mit dem
Teilnahmeantrag vorgelegt werden.
Hinweis: Bitte beachten Sie hierzu auch die Teilnahmeunterlagen.
III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
1. Erklärung über Teilleistungen im Falle einer
Unterauftragnehmerschaft (Vordruck in Teilnahmeunterlagen, nur
einreichen wenn zutreffend).
2. Erklärung von Bewerber-/Bietergemeinschaften (Vordruck in
Teilnahmeunterlagen, nur einreichen wenn zutreffend).
3. Verpflichtungserklärung im Falle einer Unterauftragnehmerschaft
(Vordruck in Teilnahmeunterlagen, nur einreichen wenn zutreffend).
Voranstehend benannte Nachweise und Erklärungen müssen einmal pro
Teilnahmeantrag (ein Mal pro Bewerber-/Bietergemeinschaft
einschließlich Unterauftragnehmer) vorgelegt werden.
Hinweis: Bitte beachten Sie hierzu auch die Teilnahmeunterlagen.
III.1.5)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen
III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
Nur zur Information werden zusammen mit den Unterlagen zum
Teilnahmewettbewerb ein Kriterienkatalog (mit Ausschlusskriterien), ein
Preisblatt, die Leistungsbeschreibung, das Bewertungsraster für die
Anbieterpräsentation sowie eine Übersicht der Gesamtbewertung zur
Verfügung gestellt. Diese Unterlagen sind erst für die zweite
Verfahrensstufe relevant.
III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
Abschnitt IV: Verfahren
IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
Beschaffungssystem
IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder
Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
IV.1.6)Angaben zur elektronischen Auktion
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 24/04/2017
Ortszeit: 10:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
Tag: 15/05/2017
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 30/09/2017
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Abschnitt VI: Weitere Angaben
VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
VI.3)Zusätzliche Angaben:
1. Die Teilnahmeunterlagen sind in einem DIN-A4-Ordner und wie
vorgegeben gegliedert vorzulegen.
2. Jeder Teilnehmer hat die Vertraulichkeit des Teilnahmeantrags
einschließlich aller Unterlagen gemäß § 53 VgV sicherzustellen.
3. Auf dem verschlossenen Umschlag ist auf der Vorderseite deutlich
erkennbar folgender Test anzubringen: Teilnahmeantrag für die IKK
Südwest über die Beschaffung einer elektronischen Aktenlösung. Nicht
verschlossene Unterlagen bzw. nicht ordnungsgemäß gekennzeichnete
Unterlagen können zum Angebotsausschluss führen.
4. Der Kriterienkatalog (als ausgefüllte Exceldatei) sowie die
Mitarbeiterprofile und Projektreferenzen (Word- oder PDF-Dateien) sind
zusätzlich elektronisch auf einem Datenträger (USB-Stick) einzureichen.
5. Zu II.2.7) Laufzeitregelung basiert auf folgenden Grundlagen:
Verknüpfung mit BITMARCK_21c|ng; Umstellung des gesamten operativen
Schriftverkehrs; Anbindung an Output- und Inputmanagement und sämtliche
Druckprozesse; Schulung aller Mitarbeiter; Einzug in neues
Verwaltungsgebäude voraussichtlich 2019.
Durch die lange Laufzeit soll ein erhöhtes Ausfallrisiko bei einem
erneuten Austausch der Software minimiert werden. Ein Austausch
bedeutet in diesem Fall Lahmlegung des kompletten operativen
Geschäftsbetriebs mit gleichzeitiger Gefahr für die Sicherstellung des
Versorgungsauftrags der Versicherten; ggf. Vermögensschäden.
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Vergabekammern des Bundes
Villemombler Straße 76
Bonn
53123
Deutschland
Telefon: +49 22894990
E-Mail: [4]vk@bundeskartellamt.bund.de
Fax: +49 2289499163
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Die Rügefristen ergeben sich aus § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1-4 GWB.
Sollten Sie eine Rüge erheben, die die Auftraggeberin zurückweist, muss
ein auf die Rüge gestützter Nachprüfungsantrag spätestens am 15.
Kalendertag nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge
nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer eingehen (§ 107 Abs. 3
Satz 1 Nr. 4 GWB). Ergänzend wird auf §§ 101a, 101b GWB ausdrücklich
hingewiesen.
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
erteilt
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
23/03/2017
References
1. mailto:vergabestelle@ikk-sw.de?subject=TED
2. http://www.ikk-suedwest.de/
3. http://www.deutsche-evergabe.de/
4. mailto:vk@bundeskartellamt.bund.de?subject=TED
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