Ausschreibung: Dienstleistungen von Reisebüros und ähnliche Dienste - D-Frankfurt
Dienstleistungen von Reisebüros und ähnliche Dienste.
Dienstleistungen für Geschäftsreisen.
Dokument Nr...: 121258-2008
Veröffentlicht: 08.05.2008
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BEKANNTMACHUNG
Dienstleistungsauftrag
ABSCHNITT I: ÖFFENTLICHER AUFTRAGGEBER
I.1) NAME, ADRESSEN UND KONTAKTSTELLE(N): KfW, Palmengarten Straße 5-9,
z. Hd. von Frau Seidl, D-60325 Frankfurt. Tel. (49-69) 74 31 18 66.
E-Mail: vergabestelle@kfw.de. Fax (49-69) 74 31 31 06.
Weitere Auskünfte erteilen: die oben genannten Kontaktstellen.
Verdingungs-/Ausschreibungs- und ergänzende Unterlagen (einschließlich
Unterlagen für den wettbewerblichen Dialog und ein dynamisches
Beschaffungssystem) sind erhältlich bei: den oben genannten
Kontaktstellen.
Angebote/Teilnahmeanträge sind zu richten an: die oben genannten
Kontaktstellen.
I.2) ART DES ÖFFENTLICHEN AUFTRAGGEBERS UND HAUPTTÄTIGKEIT(EN):
Einrichtung des öffentlichen Rechts.
Wirtschaft und Finanzen.
Der öffentliche Auftraggeber beschafft im Auftrag anderer öffentlicher
Auftraggeber: Nein.
ABSCHNITT II: AUFTRAGSGEGENSTAND
II.1) BESCHREIBUNG
II.1.1) Bezeichnung des Auftrags durch den Auftraggeber:
Reisebüro-Dienstleistungen für Geschäftsreisen.
II.1.2) Art des Auftrags sowie Ort der Ausführung, Lieferung bzw.
Dienstleistung: Dienstleistung.
Dienstleistungskategorie: Nr. 20.
Hauptort der Dienstleistung: Frankfurt am Main.
NUTS-Code: DE712.
II.1.3) Gegenstand der Bekanntmachung: Abschluss einer
Rahmenvereinbarung.
II.1.4) Angaben zur Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung mit einem
einzigen Wirtschaftsteilnehmer.
Laufzeit der Rahmenvereinbarung: in Jahren 2.
II.1.5) Kurze Beschreibung des Auftrags oder Beschaffungsvorhabens: Ziel
der Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrages über die
Erbringung von Reisebüro-Dienstleistungen zur reibungslosen und
wirtschaftlichen Abwicklung von Geschäftsreisen für die beschäftigten
Mitarbeiter der KfW einschließlich Tochtergesellschaften mit
Mehrheitsbeteiligung sowie der in- und ausländischen Besucher (die DEG ist
nicht im Umfang enthalten). Die Leistungen des Reisebüros sind für alle
Standorte zentral zu erbringen, wofür ein Travel Center (Implant) im KfW
Verwaltungsgebäude in Frankfurt/Main einzurichten ist. In Einzelfällen ist
eine persönliche Bedienung z. B. über standortnahe Reisebüros auch an den
KfW-Standorten in Bonn und Berlin zu gewährleisten, bzw. zu gewährleisten,
dass KfW-Mitarbeitern Auskünfte, Reiseunterlagen oder Informationen in
standortnahen Reisebüros des Auftragnehmers zur Verfügung gestellt werden
können. Der Rahmenvertrag soll zunächst für die Dauer von zwei Jahren ab
dem 01.01.2009 abgeschlossen werden. Dieser Vertrag verlängert sich
automatisch um jeweils ein weiteres Jahr, längstens jedoch um insgesamt
zwei Jahre (31.12.2012), wenn der Vertrag nicht sechs Monate vor
Vertragsende von einer der beiden Parteien gegenüber der jeweils anderen
Partei schriftlich gekündigt wird.
II.1.6) Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV): 63510000,
74877000.
II.1.7) Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen (GPA): Ja.
II.1.8) Aufteilung in Lose: Nein.
II.1.9) Varianten/Alternativangebote sind zulässig: Nein.
II.2) MENGE ODER UMFANG DES AUFTRAGS
II.2.1) Gesamtmenge bzw. -umfang: Der Auftragnehmer erbringt alle im
Zusammenhang mit Flug-, Bahn-, Hotel- und Mietwagen-Buchungen und
Umbuchungen üblichen Leistungen eines qualifizierten Reisebüros für
Geschäftsreisen unter Beachtung der gültigen Reisekostenordnung sowie der
von der KfW abgeschlossenen Verträge. Das nachfolgende Mengengerüst auf
Jahresbasis 2007 dient zur Orientierung und beinhaltet keine Beauftragung
in dem genannten Umfang, dieser richtet sich nach der tatsächlichen
Inanspruchnahme. Das gesamte Flugvolumen betrug im Jahre 2007 EUR 9 570
949 mit den folgenden Streckenanteilen: Inland EUR 2 032 180 mit 5.812
Transaktionen, Europa (ohne Inland) EUR 1 848 556 mit 2 497 Transaktionen
und Interkontinental EUR 5 690 213 mit 2 135 Transaktionen. Das
Bahnvolumen mit Fahrscheinen inkl. Reservierungen und sonstige Leistungen
betrug EUR 923 732 mit 8 095 Transaktionen (bzw. ca. 21 500 Transaktionen
inklusive Reservierungen und sonstigen Leistungen). Das über das Reisebüro
abgewickelte Hotelvolumen betrug EUR 810 000 mit 6 100 Transaktionen
zuzüglich ca. 20 % Direktbuchungen bei Hotels. Das über das Reisebüro
abgewickelte Mietwagenvolumen belief sich auf EUR 42 254 mit 365
Transaktionen, wobei etwa 2 % an direkten Buchungen bei den Vermietern
hinzukommen.
II.2.2) Optionen: Ja.
Beschreibung der Optionen: Der Rahmenvertrag beinhaltet eine zweimalige
Verlängerunsoption um jeweils ein weiteres Vertragsjahr, wenn er nicht 6
Monate vor Vertragsende von einer der beiden Parteien gegenüber der
jeweils anderen Partei schriftlich gekündigt wird. - Der mit
Zuschlagserteilung zwingend für diese Leistung bereitzustellende
Key-Account-Manager kann neben der zu erbringenden Kernleistung gemäß
Lastenheft für weitere Leistungen (Prozessanalysen, Reisekostenanalysen
o.ä.) beauftragt werden. Die Beauftragung dieser Zusatzleistungen erfolgt
bei Bedarf und wird separat vergütet.
II.3) VERTRAGSLAUFZEIT BZW. BEGINN UND ENDE DER AUFTRAGSAUSFÜHRUNG:
Beginn: 1.1.2009. Ende: 31.12.2010.
ABSCHNITT III: RECHTLICHE, WIRTSCHAFTLICHE, FINANZIELLE UND TECHNISCHE
INFORMATIONEN
III.1) BEDINGUNGEN FÜR DEN AUFTRAG
III.1.1) Geforderte Kautionen und Sicherheiten: Der Auftragnehmer hat die
Gefahren aus der Erbringung der Dienstleistungen gegenüber dem
Auftraggeber durch eine Haftpflichtversicherung mit den nachfolgend
genannten Mindestdeckungssummen für die Dauer des Vertrages abzusichern
und dem Auftraggeber auf Verlangen nachzuweisen. Die Mindestdeckungssummen
betragen: - für Personen uns Sachschäden 1,0 Mio EUR, - für
Vermögensschäden 25,0 TEUR. Die vorgenannten Mindestdeckungssummen müssen
je Versicherungsfall, mindestens zweifach je Versicherungsjahr zur
Verfügung stehen. Der Deckungsschutz richtet sich dabei nach den
Allgemeinen Versicherungsbedingungen für die Haftpflichtversicherung
(AHB) sowie den Besonderen Bedingungen und Risikobeschreibungen zum
Haftpflichtversicherungsvertrag.
III.1.2) Wesentliche Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen bzw. Verweis
auf die maßgeblichen Vorschriften (falls zutreffend): Die Vergütung des
Auftragnehmers erfolgt durch Service Fees. Hierbei wird in verschiedene
Kategorien unterschieden. Im Bereich Flug gibt es folgende Service Fees: -
Service Fee für jedes gebuchte Flugticket, die auch evtl. Umbuchungen und
damit verbundene Ticketneuausstellungen beinhaltet. Eine Preisstaffelung
erfolgt hierbei über die Zielgebiete Innerdeutsch, Europa,
Interkontinental sowie darüber, ob ein ETIX oder Papierticket ausgestellt
wird. Die benannten Fees gelten auch für Tickets, die nicht über CRS
gebucht werden, insbesondere werden auch Low-Cost Carrier , die über Web
gebucht werden, über die jeweils dem Zielgebiet entsprechende Fee
berechnet. Kommt es zu Ticketausstellungen ausserhalb des Travel Centers
der KfW, sind auch hier die benannten Fees anzuwenden. - Werden im Rahmen
einer Umbuchung MCO-Gebühren fällig, werden hierfür keine separaten
Service Fees belastet, dies ist bereits in der oben benannten Fee
inklusive. - Storno Fee für jede Stornierung/Erstattung eines Flugtickets.
Erfolgt eine Stornierung und Neuausstellung eines Tickets am selben Tag,
so wird hierfür keine separate Fee belastet. Im Bereich Bahn gibt es
folgende Service Fees: - Service Fee für jede gebuchte Bahnreise inkl.
aller Fahrscheine, Zuschläge und Platzreservierungen, die auch evtl.
Umbuchungen und damit verbundene Ticketneuausstellungen beinhaltet. Die
Fee hat für Bahnreisen im In- und Ausland Gültigkeit. Kommt es zu
Fahrscheinausstellungen ausserhalb des Travel Centers der KfW, ist auch
hier die benannte Fee anzuwenden. - Storno Fee für jede
Stornierung/Erstattung einer Bahnreise inkl. aller dazugehörigen
Fahrscheine, Zuschläge und Platzreservierungen (sofern diese
erstattungsfähig sind). Die Berechnung und Bezahlung der Fees wird
zusammen mit dem jeweiligen Ticket/Fahrschein bzw. der Gutschrift über den
AirPlus Company Account des Auftraggebers vorgenommen. Die Vergütung jeder
Hotel- und Mietwagenreservierung einschließlich eventueller Umbuchungen
und Stornierungen kann durch eine Service Fee erfolgen. Diese wird jeweils
am Quartalsende in Form einer Sammelrechnung mit Angabe der Namen der
einzelnen Reisenden, des gebuchten Hotels, des Aufenthaltszeitraums und
der jeweiligen Kostenstellen eingereicht. Die Detailauflistung ist
gleichzeitig als elektronische Datei (z.B. Excel) zur Verfügung zu
stellen. Die Bereitstellung des Auswertungssystems und die monatliche
Bereitstellung von definierten Standardauswertungen durch den
Auftragnehmer und die Nutzung durch den Auftraggeber wird mit einer
Auswertungs-Fee am Quartalsende pauschal berechnet. Die Vergütung der
Inanspruchnahme von Leistungen des Key Account Managers (KAM) (vgl. Teil
D, Ziff. 1.10) wird wie folgt vorgenommen: a) Kernleistung: Die
Kernleistung ist in den o.g. Fees bereits enthalten und wird nicht separat
vergütet. b) Optionale Zusatzleistungen: Diese Leistungen werden nach
Tagessatz abgerechnet, wobei der Auftraggeber den Umfang und Inhalt der zu
erbringenden Leistung vorher mit dem Auftragnehmer abstimmt. Eventuelle
Provisionserträge, die der Auftragnehmer bei Leistungsträgern
möglicherweise erzielen kann, fließen nicht als Rückerstattung an den
Auftraggeber sondern verbleiben beim Auftragnehmer. Dies muss sich bei der
Kalkulation der Service Fees niederschlagen.
III.1.3) Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben
wird: Bietergemeinschaften haben mit dem Teilnahmeantrag eine von allen
Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzugeben, - in der die Bildung einer
Bietergemeinschaft im Auftragsfall geklärt ist, - in der alle Mitglieder
aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrags bevollmächtigte
Vertreter bezeichnet ist, - dass der bevollmächtigte Vertreter die
Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt und -
dass alle Mitglieder der Bietergemeinschaft als Gesamtschuldner haften.
III.1.4) Sonstige besondere Bedingungen an die Auftragsausführung: Nein.
III.2) TEILNAHMEBEDINGUNGEN
III.2.1) Persönliche Lage des Wirtschaftsteilnehmers sowie Auflagen
hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister: Angaben
und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu
überprüfen: Vom Bewerber sind die nachstehend aufgeführten
Nachweise/Erklärungen - bei Bewerbergemeinschaften von jedem Mitglied
gesondert - mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Die Nichtvorlage führt
zwingend zum Ausschluss des Bewerbers. 1. Auszug aus dem
Gewerbezentralregister nach § 150 Gewerbeordnung, der den aktuellen
Eintragungsstand wiedergibt bzw. Nachweis der Beantragung und umgehende
Nachreichung des Auszuges (für ausländische Bewerber gleichwertige
Bescheinigung). 2. Nachweis, dass der Bewerber im Berufs- oder
Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der
Gemeinschaft oder des Vertragsstaats des EWR-Abkommens, in dem er ansässig
ist, eingetragen ist (Auszug der den aktuellen Eintragungsstand
wiedergibt) 3. Kurzdarstellung des Unternehmens des Bewerbers mit Angaben
z. B. über dessen gesamtes Serviceangebot, den Schwerpunkt seiner
Geschäftstätigkeit, die Bedeutung des Geschäftsfeldes Business Travel in
dessen Portfolio, die Unternehmensorganisation (Firmensitz,
Geschäftsfelder, wichtigste Standorte) und Angaben zur Eigentümerstruktur
(max ca. zwei DIN A 4 Seiten).
III.2.2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Angaben und
Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu
überprüfen: Vom Bewerber sind die nachstehend aufgeführten Nachweise/
Erklärungen - bei Bewerbergemeinschaften von jedem Mitglied gesondert -
mit dem Teilnahmeantrag im Rahmen der Bewerbererklärung gemäß Kapitel VI.3
dieser Bekanntmachung einzureichen. Die Nichtvorlage führt zwingend zum
Ausschluss des Bewerbers. - Negativerklärung zu etwaig beantragten oder
laufenden Insolvenzverfahren oder vergleichbaren gesetzlich geregelten
Verfahren, zu Liquidationen und Tätigkeitseinstellungen. - Eigenerklärung,
dass der Bewerber seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben
sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß
erfüllt hat. - Eigenerklärung, dass dem Bewerber keine Kenntnis über einen
Ausschlussgrund der Unzuverlässigkeit nach § 7a Nr.2 Abs. 1 VOL/A
vorliegt, - Angaben aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren
über den Nettogesamtumsatz des Bewerbers und den Nettoumsatz im Segment
Business Travel im Firmendienst.
Möglicherweise geforderte Mindeststandards: Mindestnettoumsatz im
Segment des Business Travel im Firmendienst der letzten drei
abgeschlossenen Geschäftsjahren: 50 000 000 Euro pro Jahr.
III.2.3) Technische Leistungsfähigkeit: Angaben und Formalitäten, die
erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: Vom
Bewerber sind nachstehend aufgeführte Nachweise/ Erklärungen - bei
Bewerbergemeinschaften von jedem Mitglied gesondert - mit dem
Teilnahmenatrag im Rahmen der Bewerbererklärung gemäß Kap. VI.3 dieser
Bekanntmachung einzureichen. Die Nichtvorlage führt zwingend zum
Ausschluss des Bewerbers. - Angaben zur Anzahl der Mitarbeiter im
Gesamtunternehmen mit zwingender Angabe der anteiligen deutschsprechenden,
fest angestellten Mitarbeiter im Bereich Business Travel (nur
qualifizierte Reiseverkehrs-Kaufleute mit mindestens 3 Jahren
Berufserfahrung) - Angabe zur Anzahl der deutschsprechenden, fest
angestellten Mitarbeiter im Bereich Business Travel (nur qualifizierte
Reiseverkehrs-Kaufleute mit mindestens 3 Jahren Berufserfahrung) an den
Standorten Rhein-Main, Köln-Bonn und Berlin, - Darstellung, dass eine
ausreichende Personalreserve von deutschsprachigen festangestellten
Mitarbeitern für Business Travel Services vorgehalten wird (unter Angabe
der Anzahl der Ersatzpersonale und dem jeweiligen Standort), wie im Falle
eines kurzfristigen Ersatzbedarfs ein Reservemitarbeiter innerhalb von
maximal vier Stunden (gerechnet vom Bekanntwerden des Personalbedarfs bis
zum Erscheinen im Travel Center) von seinem regulären Arbeitsplatz zum
Implant in Frankfurt gelangen kann und wie in Einzelfällen eine
persönliche Bedienung auch an den KfW-Standorten Berlin und Bonn
sichergestellt wird. - Kurzbeschreibung des Qualitätsmanagements des
Bewerbers (max. ¿ DIN A 4 Seite) mit Angaben zu: - bestehenden
Zertifizierungen (Kopien der Zertifikate bitte beifügen) und/oder -
durchschnittliche Anzahl von berufsqualifizierenden Trainingstagen pro
Jahr für einen Firmendienst-Mitarbeiter im Business Travel, - Bennennung
von Referenzen des Bewerbers, die nach Art und Umfang mit der zu
vergebenden Leistung vergleichbar sind, insbesondere hinsichtlich des
geforderten Implant-Services bei Unternehmen, und die nicht vor dem Jahr
2005 erbracht wurden. Hierzu sind laut Formblatt (siehe VI.3 dieser
Bekanntmachung) folgende Angaben zu machen: Angabe, ob es sich um ein
Implantbüro handelt, Name des Kunden unter Nennung der jeweiligen
Ansprechpartner mit Kontaktinformationen, inhaltliche Beschreibung des
Auftrags, Größe des Teams, Leistungszeitraum (MM/JJJJ-MM/JJJJ).
Möglicherweise geforderte Mindeststandards: Mindestanforderung Anzahl
Mitarbeiter im Bereich Business Travel im Firmendienst: 30 -
Mindestanforderung Anzahl Mitarbeiter im Bereich Business Travel im
Firmendienst am Standort Rhein-Main: 10 - Mindestanfordererung Anzahl
Mitarbeiter im Bereich Business Travel im Firmendienst am Standort
Köln-Bonn und Berlin: jeweils 1 - Mindestanzahl Referenzen: 3 bei
Bewerbergemeinschaften mindestens eine Referenz von jedem Mitglied.
III.2.4) Vorbehaltene Aufträge: Nein.
III.3) BESONDERE BEDINGUNGEN FÜR DIENSTLEISTUNGSAUFTRÄGE
III.3.1) Die Erbringung der Dienstleistung ist einem besonderen
Berufsstand vorbehalten: Nein.
III.3.2) Juristische Personen müssen die Namen und die berufliche
Qualifikation der Personen angeben, die für die Ausführung der
betreffenden Dienstleistung verantwortlich sein sollen: Nein.
ABSCHNITT IV: VERFAHREN
IV.1) VERFAHRENSART
IV.1.1) Verfahrensart: Nichtoffenes Verfahren.
IV.1.2) Beschränkung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer, die zur
Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden: Geplante Mindestzahl:
5. Höchstzahl: 7.
IV.2) ZUSCHLAGSKRITERIEN
IV.2.1) Zuschlagskriterien: Wirtschaftlich günstigstes Angebot in Bezug
auf die Kriterien, die in den Verdingungs-/Ausschreibungsunterlagen, der
Aufforderung zur Angebotsabgabe oder zur Verhandlung bzw. in der
Beschreibung zum wettbewerblichen Dialog aufgeführt sind.
IV.2.2) Es wird eine elektronische Auktion durchgeführt: Nein.
IV.3) VERWALTUNGSINFORMATIONEN
IV.3.1) Aktenzeichen beim öffentlichen Auftraggeber: VSt. 75/07.
IV.3.2) Frühere Bekanntmachungen desselben Auftrags: Nein.
IV.3.3) Bedingungen für den Erhalt von Verdingungs-/Ausschreibungs- und
ergänzenden Unterlagen bzw. der BeschreibungDie Unterlagen sind
kostenpflichtig: Nein.
IV.3.4) Schlusstermin für den Eingang der Angebote bzw. Teilnahmeanträge:
6.6.2008 - 12:00.
IV.3.6) Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
verfasst werden können: Deutsch.
ABSCHNITT VI: ZUSÄTZLICHE INFORMATIONEN
VI.1) DAUERAUFTRAG: Nein.
VI.2) AUFTRAG IN VERBINDUNG MIT EINEM VORHABEN UND/ODER PROGRAMM, DAS AUS
GEMEINSCHAFTSMITTELN FINANZIERT WIRD: Nein.
VI.3) SONSTIGE INFORMATIONEN: Zur Teilnahme am Verfahren ist das
Formblatt "Bewerbererklärung" verbindlich zu verwenden. Das Formblatt ist
bei der Vergabestelle unter der in Absatz I.1. genannten Adresse
abzufordern. Als Anlagen sind dem Teilnahmeantrag beizufügen: - das oben
genannte vollständig ausgefüllte und unterschriebene Formblatt - die in
III.2.1 genannten Nachweise und Unterlagen zur persönlichen Lage - die in
III.2.2 genannten Unterlagen und Angaben über die wirtschaftliche
Situation des Bewerbers - die in III.2.3 genannten Unterlagen und Angaben
zur technischen Leistungsfähigkeit - im Falle einer Bewerbergemeinschaft:
Bewerbergemeinschaftserklärung Es wird darauf hingewiesen, dass nur
Angaben/Erklärungen/Nachweise des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft
einzureichen sind. Beabsichtigt der Bewerber zum Nachweis seiner Eignung
auf die Eignung von Nachunternehmern zu verweisen, so muss der Bewerber
mit dem Angebot zwingend die Eignung der betreffenden Nachunternehmer
anhand der entsprechenden geforderten Nachweise nachweisen. Zusätzlich hat
er in diesem Fall zu belegen, dass er insoweit eine tatsächliche
Zugriffsmöglichkeit auf den jeweils benannten Nachunternehmer hat. Als
Nachunternehmer werden insbesondere keine Leistungsträger wie
Fluggesellschaften, Hotels, etc. angesehen. Beziehen sich einige oder
mehrere Angaben nicht auf den Bewerber selbst, sondern auf eine oder
mehrere mit ihm verbundene Gesellschaft(en), ist zu beachten, dass auch in
Bezug auf diese Gesellschaft(en) die Möglichkeit des tatsächlichen
Zugriffs nachzuweisen ist.
VI.4) NACHPRÜFUNGSVERFAHREN/RECHTSBEHELFSVERFAHREN
VI.4.1) Zuständige Stelle für Nachprüfungsverfahren: Vergabekammer des
Bundes beim Bundeskartellamt, Kaiser-Friedrich-Straße 16, D-53113 Bonn.
VI.5) TAG DER ABSENDUNG DIESER BEKANNTMACHUNG: 5.5.2008.
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